e-Formularze
System zarzadzania dokumentacją i informacją e-QSM umożliwia wykorzystanie elektronicznych formularzy, ułatwiających zbieranie istotnych dla organizacji danych, zapisywanie ich w bazach danych, udostępnianie i archiwizowanie w formie cyfrowej.
e-Formularze
Elektroniczne formularze to jedna z kluczowych funkcjonalności systemu e-QSM, umożliwiająca budowanie obiegu pracy, obiegu informacji, ułatwiając wdrożenie i wykorzystanie efektywnego workflow. Prezentowane formularze mogą być modyfikowane i dostosowywane do potrzeb konkretnej organizacji, odpowiadając na indywidulane potrzeby i oczekiwania.
Kadry
Formularz ułatwia zarówno składanie wniosku jak i jego procedowanie. Pracownik wskazuje rodzaj urlopu, okres oraz osobę (lub osoby) zastępujące. Na kolejnym etapie, osoba decydująca wyraża bądź nie wyraża, zgodę na urlop, o czym informowany jest składający wniosek pracownik.
Trzyetapowy formularz tworzący rejestr badań lekarskich, ułatwiający zarządzania poprzez monitorowanie ich aktualności oraz komunikację z pracownikiem m.in. wysyłanie przez system skierowania na kolejne badania okresowe.
Formularza trzyetapowy, wykorzystywany w sytuacji, gdy pracownik, w standardowych godzinach pracy, potrzebuję załatwić sprawy prywatne. Udokumentowanie takiego zdarzenie jest istotne z punktu widzenia tak Kodeksu pracy (art. 151, par. 2(1)).
Dwa formularze obsługujące proces udzielania urlopu w organizacji. Pierwszy, jeśli jest to wymagane, umożliwia uzyskanie deklaracji przejęcia od osoby wnioskującej, obowiązków przez innego pracownika, na czas nieobecności.
Zgodna na zastępstwo (zakończenie obiegu) umożliwia uruchomienie następnego procesu – złożenia wniosku urlopowego.
Wniosek urlopowy wykorzystuje wprowadzone już w etapie uzgadniania zastępstwa informacje - rodzaj urlopu, okres oraz osobę (lub osoby) zastępujące. Na kolejnym etapie, osoba decydująca wyraża bądź nie wyraża, zgodę na urlop.
Rejestr szkoleń to formularz jedno etapowy, tworzy bazę zrealizowanych szkoleń wraz z listą uczestników. Informację o konkretnym szkoleniu (rekord w bazie danych) można wydrukować lub zapisać jako pdf.
Raport szkoleń to formularz agregujący wprowadzone informacje o zrealizowanych szkoleniach. Na pierwszym etapie określony zostaje okres, który ma być poddany raportowaniu, a w drugim etapie otrzymujemy listę szkoleń z informacjami o uczestnikach koszcie, temacie i podmiocie realizującym. Wygenerowany pdf zawiera pełną listę uczestników.
Trzyetapowy formularz, składany przez pracownika, który określa warunki finansowania a w końcowym etapie osoba uprawniona przyznaje dofinasowanie w określonej kwocie. Możliwość dołączenia dokumentów potwierdzających konieczność zakupu okularów.
Sekretariat
Jednoetapowy formularz do zarejestrowanie przesyłek przychodzących. Analogicznie, możliwe jest zaprojektowanie rejestru poczty przychodzącej i funkcją przesłania w systemie dokumentów jako załączników obiegu.
Jednoetapowy obieg umożlwiające tworzenie bazy uchwał, załączanie dokumentów (załączników) oraz w dalszym kroku i z wykorzystaniem kolejnego narzędzia - utworzenie raportu uchwał. Raport może być zapisany jako plik pdf.
Intuicyjny zestaw dwóch formularzy obsługujących delegacje. Rejestr umożliwia stworzenie ewidencji delegacji z informacjami kogo dotyczyła, jaki był cel, czas i lokalizacja. Zestawienie wszystkich delegacji z danego okresu wygeneruje formularz Raport delegacji. Oczywiście istnieje możliwość zapisania raportu w formie dokumentu cyfrowego (pdf).
Jednoetapowy obieg, umożliwiający tworzenie ewidencji pełnomocnictw. Formularza Raport Pełnomocnictw wykorzystujący Rejestr, tworzy zestawienie udzielonych pełnomocnictw w wybranym okresie. Raport zawiera informacje o zakresie pełnomocnictwa (czynności, okres) oraz podstawę prawną. Zestawienie można wydrukować lub zapisać jako pdf
Formularze jednoetapowe, wykorzystywane w procesie archiwizacji dokumentów. Umożliwiają zastąpienie ewidencji papierowych, cyfrowym spisem przekazywanych do Archiwum dokumentów. Podobnie jak w przypadku innych rejestrów, użytkownik w dowolnym momencie może wygenerować raport przekazywanej dokumentacji.
Obieg w wersji jednoetapowy, rejestrujący zgłoszone reklamacje. W wersji trzyetapowej, e-formularza prowadzi użytkownika krok po kroku w procesie obsługi zgłaszanych uwagami do funkcjonowania firmy. Dokumentowanie procesu ułatwia możliwość zarchiwowania w formie gotowego dokumentu (pdf) lub wydruku.
Ryzyko operacyjne
Formularz czteroetapowy, umożliwiający zarejestrowanie zdarzenia oraz ocenę jego wpływy na funkcjonowanie organizacji. Wraz z tym formularzem można wykorzystać inne e-form: Kartę zgłoszenia zdarzenia, Raport ryzyka operacyjnego - Koszty zdarzeń wg miejsca, Raport ryzyka operacyjnego - Koszty zdarzeń wg zdarzeń, Raport ryzyka operacyjnego – Procesy.
Jednoetapowy formularz, który generuje Raport dla wskazanego okresu, agregujący zarejestrowane zdarzenia ryzyka formularzem Karta zdarzenia ryzyka operacyjnego
Jednoetapowy formularz ułatwiający rejestrowanie zdarzeń mogących wpływać na funkcjonowanie organizacji.
Trzyetapowy formularz ułatwiający dokonanie oceny procesu w kontekście ryzyk z nim związanych. Umożliwia wykorzystanie wprowadzonych w rejestrze oprogramowania elementów infrastruktury IT
